Il termine email entra nel vocabolario italiano a partire dai primi anni Novanta del Novecento: è un termine composto per electronic, ‘elettronico’ e mail ‘posta’.
Con il tempo si è consolidata l’accezione che lo vede un sostantivo femminile. Riguardo invece a una corretta grafia, le possibilità di scrittura sono: e mail, e-mail ed email. Si ritiene come maggiormente corretta la versione e-mail, perché distingue chiaramente la struttura composta dal primo elemento e- (riferito all’elettronica) più il termine per messaggio (di posta elettronica). La forma mail è la meno consigliabile, in quanto scorciatoia di uso comune in lingua italiana, ma senza una valida corrispondenza in inglese.
Tutto questo per quanto concerne il come si scrive email, in maniera più o meno puntuale.
Ma se volessimo scrivere e-mail, quali sarebbero gli errori da evitare?
Scrivere una email in 5 semplici mosse
Vediamo, punto per punto, come si scrive una email in modo ineccepibile.
- Ahimè il libro si giudica anche dalla copertina, e indubbiamente il biglietto da visita di una e-mail è l’indirizzo di posta elettronica da cui il messaggio viene inviato.
Ricordate di sceglierne uno tra i più semplici e chiari possibili: nome, cognome e, in caso di inflazione della precedente combinazione, l’aggiunta di numeri che possono identificare la data di nascita
Evitare di finire nella cartella degli spam – o di essere cestinati come mittenti poco credibili – è la prima buona regola per un messaggio formale (ricevuto!). - Il secondo punto a cui fare estrema attenzione è l’oggetto della email.
Se l’indirizzo email – con nome e cognome – è il vostro biglietto da visita, l’oggetto è senza dubbio il fiore all’occhiello del vostro messaggio.
Deve essere sintetico, coinciso, completamente focalizzato sul fulcro della questione.
Se volessimo rispolverare la famosa Regola della 5 W (Who, What, Where, When, Why), dopo aver risolto il problema del “who”, qui condensiamo in una frase i “What”, “Where”, “When”. - I doverosi saluti e l’introduzione. Che email sarebbe senza il saluto corretto e una qualche riga di introduzione.
Chiaramente adeguare la tipologia di appellativo è direttamente proporzionale alla formalità della vostra comunicazione. Gli aggettivi di circostanza (es. Egregio, Spettabile o Gentile) precedono sempre il titolo che identifica il destinatario (e quindi Sig./Sig.ra, Dott./Dott.ssa).
In caso non si possegga un indirizzo di destinazione personale, e quindi ci si deve rivolgere a un intero dipartimento e/o a un indirizzo generico aziendale, è buona norma usare – in posizione incipitale prima dei saluti – la costruzione “Alla cortese attenzione di”. Seguono quindi il nome, cognome e ruolo del destinatario utile, oppure l’ufficio di competenza.
A questo punto, la regola suggerisce una virgola al termine del saluto e l’invio per accapo. A introdurre chiaramente una riga su chi si è, in qualità di cosa si scrive e “why”. - Arriviamo così al ‘succo della storia’.
Se il destinatario è arrivato fin qui, avete già fatto un buon lavoro: l’avete sicuramente incuriosito e avete catturato la sua attenzione.
Questo è il momento di non rovinare tutto! Sicuramente non si deve essere avari di dettagli, ma non bisogna perdere il filo del discorso.
Il consiglio è: entrare subito in merito della questione per cui si sta scrivendo, scandire il discorso in ordine logico-consequenziale e per punti focali, fare sfoggio di un vocabolario forbito e curato (ma occhio a ogni eventuale errore grammaticale e refuso!), usare bene e in modo fluido la punteggiatura.
In caso si prevedano degli allegati, è sempre bene indicarli e metterli in evidenzia anche nel testo della email.
La chiusa è importante! Sapersi congedare fa la differenza tanto quanto sapersi introdurre.
Ringraziare per l’attenzione che ci è stata riservata è d’obbligo, chiedere un feedback se si è in attesa di un riscontro è più che giusto, restare a disposizione per un qualunque evenienza è prassi. L’ultimo accorgimento da rispettare è quello di adeguare il livello di formalità dei saluti finali con quello adoperato all’inizio.
Da “Buon proseguimento” o “Buona giornata/Buona serata”, alle più ricercate declinazioni di “Cordiali saluti” oppure “Distinti saluti”. - A tal punto, i giochi son fatti!
Mancano solo: la firma (semplicemente nome e cognome, o firma completa comprensiva delle informazioni di contatto); una rilettura attenta del testo e una buona dose di coraggio per l’invio.
Buona scrittura e… Che il crocevia di e-mail abbia inizio!
Pamela Valerio
